Polityka prywatności

Spis treści
Artykuł 1. Postanowienia ogólne    
Artykuł 2. Podstawy przetwarzania danych osobowych    
Artykuł 3. Podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych    
Artykuł 4. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje    
Artykuł 5. Prawa osób, których dane dotyczą    
Artykuł 6. Odbiorcy danych osobowych    
Artykuł 7. Dane wprowadzane przez Użytkowników    
Artykuł 8. Okres przechowywania danych    
Artykuł 9. Zmiany Polityki prywatności    

Artykuł 1. Postanowienia ogólne

  1. Administratorem danych osobowych jest OKIA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu (60-247), przy ul. Winklera 14, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000336350, posiadająca NIP: 7792363910, zwana dalej „Administratorem”.
  2. Niniejsza Polityka prywatności zawiera informacje dotyczące przetwarzania przez Administratora danych osobowych osób, zwanych dalej „Użytkownikami”, korzystających bądź reprezentujących podmioty korzystające z usług świadczonych przez Administratora. 
  3. Administrator przykłada dużą wagę do ochrony prywatności i poufności danych osobowych wprowadzanych lub podawanych przez Użytkowników oraz z należytą starannością dobiera i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych. 
  4. Z Administratorem można kontaktować się pisemnie na adres wskazany w ustępie 1 powyżej lub drogą poczty elektronicznej na adres: ochronadanych@flexi.pl. 
  5. Polityka prywatności przedstawia najważniejsze kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych. Uszczegółowieniem są poszczególne regulaminy lub klauzule informacyjne, które będą udostępniane Użytkownikowi w momencie zbierania od niego danych osobowych przy okazji poszczególnych usług, na przykład: zakładaniu profilu użytkownika, zapisie do usługi newsletter, czy uzupełnianiu formularzy kontaktowych.
  6. Dane osobowe podawane są Administratorowi przez Użytkowników. 
  7. Pełen dostęp do baz danych posiadają jedynie osoby należycie uprawnione przez Administratora. Administrator zabezpiecza dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, jak również przed ich przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.

Artykuł 2. Podstawy przetwarzania danych osobowych

  1. Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora zgodnie z przepisami prawa, w tym w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej „RODO”).
  2. Administrator może przetwarzać dane osobowe w następujących celach:
    a)    nawiązania relacji, w tym udzielenia odpowiedzi na zadawane pytania w związku z kontaktem Użytkowników (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
    b)    zawarcia i wykonania umowy na zasadach określonych Regulaminem korzystania z Platformy Flexi.pl (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
    c)    świadczenia usług określonych Regulaminem korzystania z Platformy Flexi.pl polegających na przechowywaniu informacji o niepełnosprawności, aby ułatwiać przekazywanie jej innym Użytkownikom, którzy zamieścili oferty dotyczące zatrudnienia, w celach związanych z procesem rekrutacyjnym (na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO);
    d)    wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, a dotyczących obowiązków podatkowych i rachunkowych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i rachunkowymi);
    e)    marketingu towarów lub usług własnych, jako uzasadnionego interesu Administratora (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO); 
    f)    informowania o konkursach lub promocjach dla Użytkowników, w tym dotyczących partnerów biznesowych Administratora, w ramach uzasadnionego interesu Administratora (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO); 
    g)    marketingu towarów lub usług w związku z zamówieniem usługi newsletter na zasadach określonych w odrębnym regulaminie (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
    h)    dochodzenia lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń w ramach uzasadnionego interesu Administratora (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  3. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże konsekwencją niepodania danych może być niemożność nawiązania relacji handlowej lub zawarcia umowy lub zamówienia usługi.

Artykuł 3. Podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych

  1. Administrator przetwarza dane osobowe jedynie w minimalnym i adekwatnym zakresie, niezbędnym do realizacji celów, dla których są zbierane. Cele zbierania danych osobowych Użytkowników są jasno określone i mające oparcie w przepisach prawa. Administrator nie przetwarza danych osobowych w sposób niezgodny z tymi celami.
  2. Administrator realizuje prawa Użytkowników dotyczące ich danych osobowych zgodnie z przepisami prawa, w tym dba o poprawność danych osobowych Użytkowników i niezwłocznie reaguje na każde wnioski o sprostowanie lub aktualizację danych.
  3. Administrator ogranicza przechowywanie danych osobowych zgodnie z przepisami prawa, jedynie do okresu niezbędnego dla realizacji celów, dla których są zbierane, chyba że zachodzą przyczyny umożliwiające wydłużenie okresu przechowywania danych.
  4. Jeżeli dane osobowe są udostępniane innym podmiotom, następuje to w sposób bezpieczny, zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

Artykuł 4. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje w ramach Platformy Flexi.pl

  1. W ramach Platformy Flexi.pl, Administrator na podstawie uzasadnionego interesu analizuje dane podane przez Użytkownika przy rejestracji, w dostępnych formularzach, w zapisanych dokumentach oraz dane zebrane na podstawie aktywności w ramach stron w domenie flexi.pl. Analiza ta ma wpływ na dopasowanie wyświetlanych komunikatów w zakresie ofert dotyczących zatrudnienia oraz marketingowym do zainteresowań Użytkownika i jego preferencji (profilowanie). Analiza ta nawet jeśli jest podejmowana w sposób zautomatyzowany, to jednak nie wywołuje ona wobec Użytkownika żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływa na sytuację Użytkownika, otrzymane rekomendacje są tylko i wyłącznie propozycjami, które Administrator uważa za potencjalnie interesujące dla Użytkownika.
  2. W przypadku skorzystania przez Użytkownika z usługi udostępnienia profilu zawodowego na Platformie Flexi.pl, Administrator dopasowuje i porównuje dane Użytkownika zawarte w profilu zawodowym do oczekiwań Użytkowników publikujących oferty dotyczące zatrudnienia, aby udostępnić profil zawodowy danego Użytkownika Użytkownikowi, który opublikował ofertę dotyczącą zatrudnienia (profilowanie). Udostępnienie profilu zawodowego obejmuje informacje Użytkownika o sobie, imię, poziom wykształcenia, stanowiska i staż pracy, umiejętności, odbyte kursy, znajomość języków obcych. Użytkownik, który opublikował ofertę dotyczącą zatrudnienia, ma możliwość zaproszenia Użytkownika, który skorzystał z usługi udostępniania profilu zawodowego, do aplikowania na ofertę dotyczącą zatrudnienia w ramach Platformy Flexi.pl.    
  3. Skorzystanie z usługi udostępnienia profilu zawodowego może prowadzić do podejmowania automatycznych decyzji w istotny sposób wpływających na sytuację Użytkowników korzystających z usługi. Takimi decyzjami mogą być rekomendacje dla Użytkowników, którzy opublikowali oferty dotyczące zatrudnienia, co do Użytkowników będących kandydatami, które to rekomendacje mogą oddziaływać na procesy rekrutacyjne. Prawdopodobnymi skutkami korzystania z usługi udostępnienia profilu zawodowego są zwiększanie możliwości na znalezienia odpowiedniej oferty dotyczące zatrudnienia lub odpowiedniego kandydata. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, jest niezbędne do prawidłowego wykonania usługi udostępnienia profilu zawodowego, zgodnie z umową zawartą w oparciu o Regulamin korzystania z Platformy Flexi.pl. Usługa udostępnienia profilu zawodowego jest zamawiana przez Użytkownika dobrowolnie.

Artykuł 5. Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Każdy Użytkownik, którego dane osobowe są przetwarzane przez Administratora ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, żądania usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, w tym profilowania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz prawo do cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. 
  2. Skorzystanie z uprawnień, o których mowa w ustępie powyżej, może nastąpić w dowolnej formie, w tym być realizowane poprzez wysłanie na adres e-mail Administratora stosownego żądania wraz z podaniem imienia i nazwiska oraz adresu poczty elektronicznej (e-mail) Użytkownika.
  3. Użytkownik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (w szczególności Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych przez Administratora narusza przepisy obowiązującego prawa. 

Artykuł 6. Odbiorcy danych osobowych

  1. Dane Użytkowników, którzy skorzystają z usługi Platformy Flexi.pl mogą być udostępniane innym Użytkownikom poprzez dostępne funkcjonalności Platformy Flexi.pl. 
  2. Użytkownik udostępnia swoje dane osobowe oraz inne informacje innym Użytkownikom dobrowolnie i na podstawie własnej, świadomej decyzji. Przed każdym udostępnieniem danych Użytkownik powinien rozważyć ryzyko przekazania danych osobowych, w tym danych go identyfikujących. Ryzykiem tym może być utrata części prywatności, a także w niektórych przypadkach kradzież tożsamości.
  3. Od momentu przekazania swoich danych osobowych wybranemu Użytkownikowi, Użytkownik ten w sytuacjach określonych przepisami o ochronie danych osobowych staje się odrębnym od Administratora administratorem tych danych osobowych na cele związane z zamieszczonym ogłoszeniem lub ewentualnie na inne cele wyznaczone zgodnie z prawem przez Użytkownika. Użytkownik, który opublikował ogłoszenie, może przetwarzać dane Użytkowników, którzy zgłosili się w związku z danym ogłoszeniem i nadać im własny okres retencji.
  4. Dokumenty CV oraz wszelkie inne dane przekazane wybranemu Użytkownikowi, który zamieścił ofertę dotyczącą zatrudnienia będą przetwarzane w jego profilu użytkownika w ramach Platformy Flexi.pl przez cztery miesiące od chwili ich otrzymania. 
  5. Dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom otrzymującym je na zlecenie Administratora takim jak: przewoźnicy, podmiot obsługujący księgowość, partnerzy świadczący usługi techniczne (rozwijanie i utrzymywanie systemów informatycznych i serwisów internetowych), partnerzy świadczący usługi marketingowe, firmy windykacyjne.
  6. Dane Użytkowników mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa, w tym właściwym organom państwowym, w szczególności organom wymiaru sprawiedliwości. 
  7. Dane osobowe mogą zostać przekazane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, jeśli jest to konieczne z uwagi na zleconą przez Użytkownika usługę. W innych przypadkach, dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, jeśli stoi to w sprzeczności z przepisami obowiązującego prawa. Jeśli w ramach przetwarzania dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.

Artykuł 7. Dane wprowadzane przez Użytkowników
Jeżeli Użytkownik przekazuje Administratorowi dane osób trzecich do celów realizowania komunikacji, rekomendacyjnych, korzystania z usług Administratora, Użytkownik oświadcza, że posiada uprawnienie do przekazywania tych danych Administratorowi, na przykład posiada stosowną zgodę osoby trzeciej.

Artykuł 8. Okres przechowywania danych 
Dane osobowe będą przechowywane przez okres:
a)    obowiązywania umowy o świadczenie usług określonych Regulaminem korzystania z Platformy Flexi.pl, a po jego upływie przez okres niezbędny do: posprzedażowej obsługi Użytkowników (np. obsługi reklamacji); zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń; wypełnienia obowiązków prawnych Administratora wynikających z przepisów podatkowych lub rachunkowych;
b)    do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą, gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie uzasadnionego interesu prawnego;
c)    do czasu cofnięcia zgody, gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie udzielonej zgody, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Artykuł 9. Zmiany Polityki prywatności
Administrator będzie zmieniał i uzupełniał Politykę prywatności odpowiednio względem potrzeb. Zmiany będą publicznie dostępne na stronie internetowej: https://flexi.pl/polityka-prywatnosci oraz udostępniane Użytkownikom na żądanie.