Zakres obowiązków:
Dane pracodawcy:
Joint Force Training Centre
ul. Szubińska 2, Bydgoszcz

Link do ogłoszenia: https://www.jftc.nato.int/opportunities/career-opportunities/

Numer stanowiska: TFC GSBX 0110
Lokalizacja stanowiska: ACT/Centrum Szkolenia Sił Połączonych; Bydgoszcz, Polska
Wymagane poświadczenie bezpieczeństwa: NATO SECRET
Przełożony: TFC GSBX 0070 Oficer Sztabowy (Kontrakty i Delegacje) - A-2/G15

1. Opis stanowiska pracy
Specjalista/ Specjalistka ds. Kontraktów jest członkiem Zespołu ds. Kontraktów i Delegacji, który bezpośrednio wspiera Oficera Sztabowego ds. Kontraktów (CO) w zarządzaniu zakontraktowanym wsparciem i usługami w JFTC.

2. Główne obowiązki
Specjalista/ Specjalistka ds. kontraktów zarządza i koordynuje działania związane z zakupami i kontraktami w JFTC zgodnie z otrzymanymi uprawnieniami. Obowiązki powierzone do wykonywania na stanowisku pod nadzorem i w imieniu TFC GSBX 0070 obejmują:
a. Weryfikację kwalifikacji osób trzecich do wsparcia procedury zamówień NATO, weryfikację zapotrzebowania i określenia najlepszych środków do zaspokojenia zapotrzebowania.
b. Wspieranie procesu zakupów środków podlegających inwentaryzacji i środków niematerialnych na podstawie otrzymanych i zatwierdzonych/autoryzowanych wniosków.
c. Analizowanie rynku i prowadzenie kontroli jakości przed złożeniem zamówienia i składanie zapytań ofertowych ws. towarów/usług.
d. Przygotowywanie zleceń zakupu (PO) na podstawie otrzymanych ofert i przekazywanie ich do procesu zatwierdzenia.
e. Przygotowywanie do zatwierdzenia przez CO (TFC GSBX 0070), wszelkiego rodzaju korespondencji i dokumentacji kontraktowej, w tym m.in. zaproszeń do składania ofert (RFP), zapytań o informacje (RFI), zapytań ofertowych (RFQ), zaproszeń do składania ofert (IFB), zaproszeń do składania ofert międzynarodowych (IFIB), kontraktów i zleceń zakupu.
f. Pomoc w opracowaniu wykazów zakresu prac (SOW) i standardowych procedur operacyjnych (SOP), a także pomoc zwycięskim wykonawcom przy opracowaniu wstępnej dokumentacji i realizacji kontraktu.
g. Pomoc w procesie certyfikacji faktur oraz w przygotowywaniu analiz kosztowo-cenowych związanych z kontraktem.
h. Pomoc w administrowaniu kontraktami już zawartymi, w tym ich przegląd pod kątem ważności, dokładności i procesu odnawiania, a także ich modyfikacja i aktualizacja.
i. Pomoc przy wszelkich innych pracach związanych z kontraktami i ich pozyskiwaniem oraz składanie zamówień w ramach istniejących kontraktów zgodnie z poleceniami wydanymi przez TFC GSBX 0070.
j. Obsługę automatycznego systemu aplikacji finansowych w celu realizacji i śledzenia zapotrzebowania i zamówień zakupu, monitorowanie PO i potwierdzanie oczekiwanych terminów wysyłek/dostaw oraz rozwiązywanie kwestii zw. z błędami/opóźnieniami w ramach PO w zależności od potrzeb.
k. Koordynowanie bieżącej obsługi administracyjnej Biura ds. Kontraktów, włączając w to przygotowanie, utrzymanie i aktualizację planów, obsługę korespondencji przychodzącej, przygotowanie oficjalnej korespondencji wychodzącej, prowadzenie obsługi/śledzenia dokumentów.
l. Wykonywanie zadań wspierających przetwarzanie delegacji w ramach JFTC, zgodnie z instrukcjami TFC GSBX 0070, w ramach odpowiedzialności funkcji kontraktowania i delegacji.

Ponadto pracownik może zostać zobowiązany do wykonywania podobnego zakresu obowiązków (w szczególności pracownik może oczekiwać, że będzie pracował jako członek grup roboczych, doraźnych zespołów projektowych itp.) bez żadnych konkretnych zmian w rutynowych obowiązkach wymienionych w opisie stanowiska.

Zwierzchnictwo prawne/budżetowe/decyzyjne: brak.
Obowiązki nadzorcze: brak.

Pierwsza umowa na okres próbny, kolejna na czas określony nastepnie na czas nieokreślony.

Wymagania konieczne:
Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat),
Języki: polski, w mowie - B2 - wyższy średnio zaawansowany, w piśmie - B1 - średnio zaawansowany, angielski, w mowie - C1 - zaawansowany, w piśmie - C1 - zaawansowany,

Inne wymagania:
1. Wymagania specjalne:
Od personelu oczekuje się postępowania zgodnego z aktualnym Kodeksem Postępowania NATO uzgodnionym przez Radę Północnoatlantycką (NAC), a tym samym wykazywania się podstawowymi wartościami, jakimi są uczciwość, bezstronność, lojalność, odpowiedzialność i profesjonalizm.

Pracownik może być zobowiązany do udziału w wewnętrznych szkoleniach organizowanych przez JFTC w celu utrzymania poziomu wiedzy w zakresie administracji, bezpieczeństwa i aplikacji komputerowych dostępnych w systemach informatycznych zarządzania JFTC.

Praca będzie świadczona w JFTC w biurowym środowisku pracy.

W wyjątkowych okolicznościach pracownik może być zobowiązany do wykonywania swoich obowiązków poza standardowymi godzinami pracy. Takie przypadki będą zgłaszane z wyprzedzeniem i z zastrzeżeniem wszelkich ograniczeń określonych w dyrektywie JFTC LWR.

2. Niezbędne kwalifikacje
a. Doświadczenie
(1) Co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego na stanowisku związanym z zakupami / zawieraniem kontraktów.
(2) Co najmniej 6-miesięczne doświadczenie w obsłudze zautomatyzowanych systemów księgowo-finansowych.
(3) Udokumentowana umiejętność obsługi pakietu Microsoft Office oraz systemu zarządzania informacjami typu Share Point.
b. Wykształcenie/szkolenia:
(1) Dyplom ukończenia studiów wyższych lub ukończenie porównywalnego szkolenia zawodowego w zakresie zakupów i zawierania kontraktów.
c. Języki obce:
angielski SLP 3333 (słuchanie, mówienie, czytanie i pisanie).
polski SLP 2222 - (słuchanie, mówienie, czytanie i pisanie).
UWAGA: Praca zarówno ustna jak i pisemna na tym stanowisku oraz w całej jednostce odbywa się głównie w języku angielskim.

3. Pożądane kwalifikacje:
a. Doświadczenie:
(1) Doświadczenie w pracy na rzecz NATO lub krajowych dowództw wojskowych.
(2) Znajomość dyrektyw i procedur dotyczących zawierania kontraktów i dokonywania zakupów.
(3) Praktyczna znajomość procedur postępowania z dokumentami, bezpieczeństwa osobistego i fizycznego.
(4) Doświadczenie na poziomie praktycznym w zakresie korzystania z zautomatyzowanego systemu finansowego NATO (FinS).

4. Profil pracownika:
(1) Prezentuje wysoki poziom uczciwość, odpowiedzialności i dyskrecji.
(2) Umiejętności interpersonalne oraz komunikacja werbalna/pisemna na wysokim poziomie.
(3) Profesjonalizm i umiejętność strukturyzacji, organizacji i ustalania priorytetów pracy
(4) Posiada umiejętność podejmowania inicjatywy i samodzielnej pracy, a także potrafi skupić się na stworzeniu wysokiej jakości rezultatów w ściśle określonych ramach czasowych.
(5) Posiada umiejętność pracy pod presją prezentuje postawę proaktywną.
(6) Potraf harmonijnie i taktownie pracować w wielonarodowym i wielokulturowym środowisku.
(7) Posiada umiejętność znajdowania rozwiązań problemów pojawiających się w codziennej pracy, w tym rozwiązywania konfliktów.
(8) Umiejętność dostosowania się do elastycznych schematów pracy i pracy w zespole.

Sposób aplikowania:
bezpośrednio do pracodawcy

Jak dostarczyć dokumenty:
Preferowane formy kontaktu: e-mail

Wymagane dokumenty:
e-mail: jftc.civrecruitment@nato.int

Kandydaci muszą mieć dostęp do 4 dokumentów, dostępnych do pobrania na stronie:
1. Vacancy Notice Contracting Specialist (po angielsku)
2. Opis Stanowiska (po polsku)
3. Post Requirements Form (po angielsku)
4. Working Conditions / Warunki Zatrudnienia (po polsku)

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Centrum Szkolenia Sił Połączonych (Joint Force Training Centrę - JFTC), utworzone przez Radę Północnoatlantycką i posiadające status pracodawcy na mocy Protokołu w sprawie Statusu Międzynarodowych Dowództw Wojskowych (1952) i działające z upoważnienia delegowanego przez Kwaterę Główną Naczelnego Dowódcy Sił Sojuszniczych ds. Transformacji (HQ SACT). JFTC mieści się w Bydgoszczy 85-915, ul. Szubińska 2, posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 1020001664 i jest reprezentowany przez Dowódcę JFTC. JFTC, jako pracodawca, stosuje Politykę Ochrony Danych Osobowych NATO i Dyrektywę ACT 40-13 jako jedyny obowiązujący pakiet standardów i procedur pozyskiwania, przetwarzania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych, zamiast krajowych i międzynarodowych standardów ochrony danych.
2. Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. JFTC, jako pracodawca, jest uprawniony do żądania od kandydata podania następujących danych osobowych, o których mowa w art. 221 Kodeksu pracy:
(1) Imię (imiona) i nazwisko.
(2) Data urodzenia.
(3) Dane kontaktowe i adres.
(4) Kwalifikacje zawodowe (jeżeli są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku).
(5) Wykształcenie (jeśli jest niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku).
(6) Dotychczasowy przebieg kariery (jeśli jest niezbędny do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku).
Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.

3. Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji. W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na wykorzystanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, państwa dane będą wykorzystane i przechowywane przez 12 miesięcy. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych znajduje się w Post Requirements Form.
4. Mają Państwo prawo do podejmowania następujących działań w zakresie swoich danych osobowych :
(1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymywania ich kopii.
(2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych.
(3) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
(4) prawo do wniesienia skargi - procedura składania skarg określona została w dyrektywie JFTC 40-03
Standardy indywidualnego postępowania.
5. Dane osobowe są udostępniane JFTC w drodze oświadczenia osoby, której dane dotyczą (kandydata). JFTC może zażądać udokumentowania danych osobowych kandydata, o ile jest to konieczne do potwierdzenia tych danych.

Kontakt:
CENTRUM SZKOLENIA SIŁ POŁĄCZONYCH ORGANIZACJI TRAKTATU PÓŁNOCNOATLANTYCKIEGO NA TERYTORIUM RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ
Szubińska 2, 85-312 Bydgoszcz, powiat: m. Bydgoszcz, woj: kujawsko-pomorskie
, email: jftc.civrecruitment@nato.int

Jesteś pracodawcą i poszukujesz pracowników?